【人事 業務 改善】人事は1月が分岐点｜前年踏襲から抜け出す人事部 業務 改善の考え方
近藤佳織結論｜人事業務改善は「前年の延長」では成果が出にくい傾向があります
人事の仕事は、どうしても
- 昨年うまくいった施策を踏襲する
- 目の前の採用・退職対応に追われる
といった形になりがちです。
しかし、採用・定着・育成の環境は毎年少しずつ変化しており、前年のやり方が今年も通用するとは限らないケースも見受けられます。
特に人事 1月は、
- 前年の結果が一通り出そろう
- 今年の採用・育成計画を修正できる
- まだ大きな失敗コストが出にくい
という意味で、人事 業務 改善を考える起点になりやすい時期だと言えるでしょう。
この記事では、
「前年の延長線から抜け出すために、人事部が1月に行いたい振り返りと再設計のプロセス」を、専門用語をできるだけ使わずに解説していきます。
なぜ「前年踏襲」の人事施策では成果が出にくいのか
中小企業の人事現場では、次のような状態が起こりやすい傾向があります。
- 採用媒体・手法が毎年ほぼ同じ
- 定着や育成は「現場任せ」になっている
- 人事施策の目的が曖昧なまま進んでいる
これは、人事担当者や経営者の努力不足というより、
「人事業務を振り返る時間と視点が不足しやすい構造」が背景にあることも多いようです。
その結果、
- 採用しても定着しない
- 育成が進まず現場が疲弊する
- 人事部の業務が増え続ける
といった負の循環が生まれてしまうこともあります。
特に人事担当者が採用・労務・制度運用を兼務している場合、日々の対応業務に追われ、業務全体を見直す余白がなくなりやすい構造があります。
結果として、人事業務そのものが“改善されないまま積み上がる”状態になってしまうことも少なくありません。
前年踏襲そのものが悪いわけではありません。
問題になりやすいのは、「前提条件が変わっているのに、判断基準だけが更新されていない」状態です。
採用市場や社員の価値観、現場の負荷状況が変化しているにもかかわらず、
人事の打ち手だけが昨年と同じままだと、徐々にズレが広がってしまいます。
人事 1月は「業務改善」を考えやすいタイミング
なぜ1月が適しているのか
人事 1月は、次の3つが重なる時期です。
- 前年の採用・退職・育成結果が見える
- 来期に向けた調整がまだ間に合う
- 現場も比較的落ち着いている場合が多い
そのため、
感覚ではなく、事実ベースで人事業務改善を考えやすいタイミングだと言えるでしょう。
また1月は、・評価結果や賞与を受けて社員の意識が動きやすい・配置や役割への違和感が表に出やすいといった「人の感情が可視化されやすい時期」でもあります。
数字と感情の両方を確認できる点が、人事業務改善において1月が重要とされる理由の一つです。
一方で、このタイミングを逃すと、4〜6月は採用や異動、新年度対応に追われ、
業務改善に腰を据える余裕がなくなりやすくなります。
その結果、問題が表面化するのは半年〜1年後になり、
修正にかかる負荷やコストが大きくなってしまうケースも少なくありません。
忙しい中でも「立ち止まる価値がある理由」
1月に振り返りを行わない場合、
- 今年も同じ課題を抱えたまま進む
- 問題が顕在化するのは半年〜1年後
となるケースも少なくありません。
「忙しいから後回し」にするほど、
後から修正するコストが大きくなる可能性も考えられます。
【人事 業務 改善】最初に行いたい3つの振り返り
ここからは、人事 業務 改善の出発点として整理したい3つの視点をご紹介します。
① 採用の振り返り｜「人数」だけで終わらせない
振り返りの例としては、次のような問いが考えられます。
- 採用人数は計画通りだったか
- 想定していた人物像と実際はどうだったか
- 入社後のギャップはどこにあったか
「採用できたかどうか」だけでなく、「その後どうだったか」まで見る
ことが、人事業務改善につながりやすくなります。
特に重要なのは、「当初想定していた役割」と「実際に担ってもらっている役割」にズレがなかったかを確認することです。
このズレは、後の定着・評価・育成すべてに影響します。
たとえば「即戦力として期待していたが、実際には育成前提だった」「想定よりも裁量が小さく、力を発揮しきれていない」といったズレは、
入社直後には見えにくく、数か月後に定着や評価の課題として表れやすいポイントです。
定着については、
- 退職理由を「本人都合」で終わらせていないか
- 配属・育成・評価に違和感はなかったか
といった点を、可能な範囲で整理していくことが重要です。
すべてを正確に把握できなくても、
共通点を言語化するだけでも、次の打ち手のヒントになる場合があります。
退職理由を正確に把握できなくても、人事としての仮説を残しておくことで、次の改善策を検討しやすくなります。
たとえば「成長できない」「思っていた仕事と違った」という理由が続いている場合、
配属設計や育成プロセス、評価の伝え方に共通する課題が隠れている可能性も考えられます。
③ 育成の振り返り｜属人化していなかったか
育成が進まない企業では、
- 教える人によって内容が違う
- 「見て覚える」文化が残っている
といった状態が見られることもあります。
ここでは、
「育成がうまくいったケース」と「止まったケース」
を比べてみるだけでも、改善の糸口が見えやすくなります。
属人化が起きている場合、「誰が悪いか」ではなく「どこまでを仕組みにできていないか」という視点で整理することが重要です。
育成が属人化している組織では、育つ人と育たない人の差が「本人の資質」として片づけられてしまいがちです。
しかし実際には、教え方や関わり方の違いが結果に影響しているケースも多く見られます。
人事部 業務 改善は「再設計」まで行って初めて意味を持つ
振り返りだけで終わってしまうと、
「結局いつもと同じ」という状態になりがちです。
そのため、人事部 業務 改善では、次の一手を再設計する視点が重要になります。
再設計とは、制度を大きく変えることではなく、
・やらない業務を決める
・優先順位を付け直す
・人事が“考える仕事”に時間を戻す
といった整理作業を指します。
小さな再設計でも、人事業務全体の負荷感は大きく変わることがあります。
再設計というと、制度を大きく変えたり、新しい施策を導入するイメージを持たれがちですが、
実際には「やらない業務を決める」「優先順位を付け直す」といった整理だけでも十分効果があります。
人事が本来向き合うべき“考える仕事”に時間を戻すことも、立派な業務改善の一つです。
再設計で考えたいポイント
- 採用：今年は「量」か「質」か
- 定着：どの層を守るべきか
- 育成：どこまでを人事が設計するか
すべてを一度に変える必要はありません。
影響が大きそうな部分から手をつける方が、現場への負担も抑えやすいでしょう。
人事業務改善が進まない企業に共通しやすい課題
支援現場では、次のような声を耳にすることがあります。
- 「何から手をつければいいかわからない」
- 「人事に専任を置く余裕がない」
- 「経営と現場の間で板挟みになっている」
こうした場合、
社内だけで完結させようとすると視点が固定化しやすいこともあります。
外部視点を取り入れるという選択肢も考えられます
人事業務改善では、「何をやるか」以上に「何をやらないか」を決めることが重要になる場面もあります。
社内だけで検討すると、立場や遠慮が入り込み、優先順位をつけきれないケースも少なくありません。
そのため最近では、外部の人事パートナーを“代行”ではなく“整理役”として活用する企業も増えています。
人事業務改善では、
- 客観的に整理する役割
- 経営と現場をつなぐ役割
が必要になる場面も少なくありません。
最近では、
「社外にいる内部人事」のような形で、必要な部分だけ支援を受ける
企業も増えつつあります。
まとめ｜人事 1月を「仕切り直し」の機会に
- 前年の延長線では成果が出にくい場合がある
- 人事 1月は振り返りと再設計に適した時期
- 採用・定着・育成をセットで見直すことが重要
- 小さくても再設計することで、人事業務改善につながる可能性がある
人事部 業務 改善は、一度で完成するものではありません。
しかし、1月に立ち止まり、構造を整理するだけでも、今年の人事は変わり始める
ことが期待できます。
人事業務改善を整理したい方へ
もし、
- 自社だけで整理するのが難しい
- 経営と人事の間を整理したい
- 採用・定着・育成を一気通貫で見直したい
と感じられている場合、
外部の人事パートナーとして伴走する形も一つの選択肢になるかもしれません。
人事業務改善は、正解を当てにいく作業ではなく、自社の状況を言語化し、優先順位をつけ直すプロセスです。
HR Reform Labでは、“外部にいながら内側に立つ人事パートナー”として、この整理プロセスを一緒に進める支援を行っています。
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