【一人目人事】年初に限界を感じたら読む記事｜人事業務の棚卸と業務設計のやり方を解説
近藤佳織結論｜一人目人事が年初に限界を感じるのは「能力不足」ではなく「業務設計不足」の可能性が高い
年初になると、
- 採用
- 評価・制度運用
- 労務対応
- 予算管理
- 現場対応
これらが一気に押し寄せ、「もう回らない」「自分ひとりでは無理かもしれない」と感じる中小企業の人事担当者さん、経営者さんは少なくありません。
ただし、その原因は人事担当者個人のスキル不足ではないケースが多いです。
多くの場合、
- 人事業務が整理されていない
- 優先順位が決まっていない
- すべてを内製で抱えようとしている
といった業務設計の問題が背景にあります。
特に一人目人事の場合、「まだ人事制度が整っていない会社を何とかしなければ」「自分がやらないと誰も分からない」という責任感から、
知らず知らずのうちに業務を抱え込みすぎてしまうケースも少なくありません。
限界を感じるのは、能力が足りないからではなく、業務量と役割の設計が現実に合っていないサインであることが多いのです。
本記事では、
一人目人事・兼務人事でも現実的に回る「人事業務の棚卸」と「業務設計のやり方」を、専門用語を使わずに解説していきます。
なぜ年初は「一人目人事」の限界が露呈しやすいのか
年初に業務が集中する理由
年初は、人事に関する以下の業務が同時多発的に発生しやすい時期です。
- 採用計画・採用予算の見直し
- 新年度の人事施策検討
- 評価制度・等級制度の運用
- 昇給・賞与・処遇決定
- 労務トラブル・相談対応
これらが通常業務と並行して発生します。
特に「一人目人事」「兼務人事」の場合、
誰かに振ることができず、すべて自分で抱える構造になりやすい点が課題です。
年初は、「考えるべき仕事」と「対応せざるを得ない仕事」が同時に発生するため、
人事業務の設計が曖昧なままだと、一気にキャパシティを超えやすい時期でもあります。
結果として、重要なはずの採用設計や育成の見直しが後回しになり、
“走りながら火消しを続ける状態”に陥ってしまうのです。
【一人目人事】よくある失敗パターン
業務設計がないまま「全部やろうとする」
一人目人事に多いのが、以下の状態です。
- 何が人事業務なのか整理されていない
- 緊急度の高い業務に振り回される
- 本来やるべき企画業務に手が回らない
この状態では、
忙しいのに成果が見えにくいという悪循環に陥りがちです。
たとえば、
- 応募対応や面接調整に追われ続け、採用の振り返りができない
- 現場対応に時間を取られ、制度運用が形骸化する
- 結果として「何を改善すべきか分からないまま年度が終わる」
といった状態が積み重なりやすくなります。
人事業務の棚卸とは何をすることか
人事業務棚卸の目的
年初に棚卸を行う意義は、「忙しくなる前に立ち止まれる最後のタイミング」である点にあります。
年度が進むほど対応業務が増え、業務全体を俯瞰する余裕は失われていきます。
だからこそ、年初の段階で一度、業務を言語化・可視化することが重要です。
「人事 業務 棚卸」とは、
自社で発生している人事業務をすべて洗い出し、整理することを指します。
目的は以下の3つです。
- 人事業務の全体像を把握する
- やらなくていい業務を見つける
- 外部に任せられる業務を切り分ける
【人事 業務 棚卸】具体的なやり方
ステップ①：業務をすべて書き出す
まずは、大小問わず業務を洗い出します。
例：
- 求人原稿作成
- 応募者対応
- 面接調整
- 評価シート回収
- 現場からの相談対応
- 社労士とのやり取り
ポイントは
👉「これは人事業務だろうか？」と迷っても一旦すべて出すことです。
ステップ②：業務をカテゴリ分けする
次に、書き出した業務をカテゴリに分けます。
代表的な分類例
- 採用
- 労務
- 制度・評価
- 教育・育成
- 雑務・調整業務
この段階で、
自分の業務がどこに偏っているかが見えやすくなります。
ステップ③：重要度と緊急度で整理する
続いて、「重要度」「緊急度」の2軸で整理します。
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急でない
- 緊急だが重要でない
- どちらでもない
一人目人事が疲弊しやすい原因は、
「緊急だが重要でない業務」に時間を取られていることが多い点です。
人事業務でいうと、
- 突発的な現場からの相談対応
- 都度発生する細かな調整業務
- 本来は整理すれば減らせる問い合わせ対応
などがここに当てはまりやすい領域です。
これらを減らさない限り、「重要だが緊急でない業務」に手を付ける余裕は生まれません。
一人目人事でも回る設計の考え方
すべてを自分でやらない前提で考える
業務設計のポイントは、
「自分が全部やる」ではなく
「どうすれば回るか」で考えることです。
以下の3つに分けて整理すると現実的です。
1. 自分がやるべき業務
2. 社内に任せられる業務
3. 外部に任せられる業務
外部活用を前提にした業務設計
一人目人事の場合、「外部に頼る＝自分の役割が否定される」と感じてしまうこともあります。
しかし実際には、業務設計や整理を外部と一緒に行うことで、
人事として本来担うべき“判断・設計・調整”に集中しやすくなるケースも多く見られます。
中小企業の場合、
すべてを内製で抱えると限界が来やすいです。
外部活用しやすい業務例
- 採用媒体運用
- 求人原稿改善
- 評価制度設計の壁打ち
- 人事業務の整理・設計支援
外部活用は「丸投げ」ではなく、
一部を切り出すだけでも負担は大きく下がる可能性があります。
よくある質問｜一人目人事の不安
Q. 外部に頼ると社内理解が得られないのでは？
外部活用は「楽をするため」ではなく、
人事機能を安定させるための手段として説明することが重要です。
- 採用の質を上げる
- 制度運用を安定させる
- 経営判断をしやすくする
といった観点で説明すると、理解されやすくなります。
人事業務を「設計」できると何が変わるのか
業務設計ができると、以下の変化が期待できます。
- 業務量の見通しが立つ
- 優先順位が明確になる
- 経営に説明しやすくなる
- 人事としての付加価値が上がる
結果として、
「忙しい人事」から「頼られる人事」へ近づくきっかけになります。
まとめ｜一人目人事こそ業務設計が武器になる
年初に限界を感じたときは、
「頑張り方」を変えるサインかもしれません。
- 人事業務を棚卸する
- 優先順位を整理する
- 外部活用も視野に入れる
これらを進めることで、
一人目人事でも無理なく回る体制に近づける可能性があります。
人事業務の整理・設計でお悩みの方へ
もし、
- 何から整理すればよいかわからない
- 自社に合った業務設計を相談したい
- 外部活用の切り分けに迷っている
と感じている場合は、
一度、第三者視点で人事業務を整理してみることも選択肢の一つです。
HR Reform Labでは、
「人事業務を全部代行する」のではなく、
- 一人目人事が抱えている業務を整理し
- どこまでを内製し、どこからを外部に任せるかを一緒に設計する
といった“現実的に回る人事体制づくり”を支援しています。
「まだ相談するほどではないかもしれない」と感じている段階でも構いません。
業務の棚卸から一緒に整理することで、
「何に一番時間を取られているのか」「何を減らせるのか」が見えてくるケースも多くあります。
